Gestion des annuaires

L’interface de gestion des annuaires récapitule en fonction des rôles de l’utilisateur courant les différentes actions pouvant être effectuées sur un annuaire.

• Création d’un annuaire
• Modification d’un annuaire
• Gestion des fiches de l’annuaire
• Importation de fiches dans l’annuaire
• Suppression de l’ensemble des fiches d’un annuaire
• Activation/Désactivation d’un annuaire
• Duplication d’un annuaire
• Suppression d’un annuaire

La liste des annuaires est triée par date de création, du plus récent au plus ancien. Les filtres sur le statut et sur l'appartenance d'un annuaire à un groupe de travail vous permettent d’affiner cette liste.

Création d’un annuaire

L'interface de saisie suivante récapitule les informations nécessaires à la création d'un annuaire.

• Titre de l’annuaire: Ce champ est obligatoire, il permet d’identifier un annuaire parmi l’ensemble des annuaires listés dans l’interface d’administration
• Description: Ce champ est obligatoire il permet de fournir un descriptif de l’annuaire
• Groupe de travail: La sélection d'un groupe de travail permet d'associer un annuaire à un groupe de travail Lutèce. L'administration de l’annuaire sera alors restreinte aux utilisateurs faisant parti du groupe sélectionné
• Accès restreint au rôle: La sélection d'un rôle permet d'associer un annuaire à un rôle front office. La visualisation de l’annuaire ne sera alors rendu possible qu’aux utilisateurs du site disposant du rôle sélectionné (prérequis : L’authentification Front office doit être activée)
• Présentation du formulaire de recherche: Ce champ est obligatoire il permet de sélectionner la feuille de transformation à appliquer sur le formulaire de recherche de l’annuaire
• Présentation de la liste résultats: Ce champ est obligatoire il permet de sélectionner la feuille de transformation à appliquer sur la liste de résultats
• Présentation de la fiche résultat: Ce champ est obligatoire il permet de sélectionner la feuille de transformation à appliquer sur la fiche résultat. Les feuilles de transformations proposées dans les différentes listes déroulantes ci-dessus peuvent être administrées dans le menu Gestion des feuilles de transformation . Ces feuilles de transformation permettent de définir la structure (HTML) ainsi que les styles (CSS) de présentations à appliquer aux différents éléments de l’annuaire (Coté Front Office)
• Nombre de résultats par page: Ce champ est obligatoire, il permet d’indiquer le nombre de résultats à afficher par page lors d'une recherche utilisateur
• Message d’indisponibilité: Ce champ est obligatoire, le message saisi remplacera le formulaire de recherche lorsque l’annuaire sera désactivé

La gestion des différents champs qui composeront l’annuaire est accessible dans l’interface de modification d’un annuaire. Il faut donc renseigner l’ensemble des informations nécessaires à la création d’un annuaire avant de pouvoir accéder à cette fonctionnalité.

Modification d’un annuaire

L'interface de modification permet de modifier les informations renseignées lors de la création et d'administrer les champs de l’annuaire.

Les actions possibles sur les entrées d’un annuaire (champs, regroupement) sont les suivantes :

• Création d’un nouveau champ à partir de son type
• Création d’un regroupement
• Déplacement d’un champ dans l’annuaire
• Modification d’un champ
• Duplication d’un champ
• Suppression d’un champ

Pour créer un nouveau champ, il suffit de sélectionner dans la liste des champs possibles, le type de champ à insérer et de cliquer sur le bouton 'Ajouter'. Lors de la demande de création, si l’annuaire contient des fiches, un message d’erreur s’affiche vous indiquant que vous ne pouvez pas créer de champs tant que l’annuaire n’est pas vide.

Pour regrouper des champs, il suffit de créer un 'regroupement', en saisissant son libellé puis de déplacer les champs concernés à l’intérieur de ce dernier.

Le déplacement des entrées dans le formulaire se fait en utilisant les flèches ‘bas’ et ‘haut’ placées à coté de chaque entrée. L'insertion des champs dans un regroupement se fait en cliquant sur l’icône correspondante puis en sélectionnant le regroupement de destination. De même pour sortir un champ d’un regroupement il suffit de cliquer sur l’icône correspondante, le champ se place alors en dernière position dans la liste des champs de l’annuaire.

Lors de la demande de suppression d’un champ si l’annuaire contient des fiches un message d’erreur s’affiche vous indiquant que vous ne pouvez pas supprimer un champ si l’annuaire n’est pas vide.

Champ de type Zone de texte court

Les caractéristiques spécifiques aux champs de type « Zone de texte court » sont les suivantes :

• Valeur par défaut: Ce champ donne la possibilité de pré remplir le champ avec le message saisi
• Longueur de la zone de texte: Ce champ de saisie est obligatoire et permet de spécifier la taille d’affichage du champ
• Longueur maximale de la zone de texte: Ce champ de saisie permet de spécifier la taille de saisie maximale du champ

Dans l’interface de modification d’un champ de type« Zone de texte court » il est possible de demander que des vérifications soient effectuées lors de la saisie d’une fiche de l’annuaire. Les vérifications proposées sont fournies par le service d’expression régulière du cœur de Lutèce. Cette liste d’expressions régulières est indépendante du plugin Directory et s’administre à partir du menu « Gestion des expressions régulières » (prérequis : Le service d’expression régulière est activé). Les vérifications associées au champ peuvent par exemple servir à tester la validité d’une adresse mail ou d’un numéro de téléphone. Lors de la saisie d’une fiche de l’annuaire si le texte renseigné ne correspond pas à une des vérifications, le message d’erreur associé à la vérification s’affiche.

Champ de type Zone de texte long

Les caractéristiques spécifiques aux champs de type « Zone de texte Long » sont les suivantes :

• Valeur par défaut: Ce champ donne la possibilité de pré remplir le champ avec le message saisi
• Longueur de la zone de texte: Ce champ de saisie est obligatoire et permet de spécifier la longueur d’affichage du champ
• Hauteur de la zone de texte: Ce champ de saisie est obligatoire et permet de spécifier la hauteur d’affichage du champ

Champ de type date

Les caractéristiques spécifiques aux champs de type « Date» sont les suivantes :

• Valeur par défaut: Ce champ donne la possibilité de pré remplir le champ avec la date renseignée

Lors de la saisie d’une fiche dans l’annuaire la validité de la date saisie est automatiquement vérifiée. Si la date n’est pas valide un message d’erreur s’affiche

Champ de type commentaire

Les champs de type «Commentaire » permettent d’insérer des commentaires entre les champs de saisies du formulaire de soumission d’une fiche. L’interface de saisie d’un commentaire se compose du champ :

• Commentaire: Ce champ de saisie est obligatoire

Les champs de type Liste déroulante,Bouton radio,Case à cocher

Ces types de champs permettent de proposer à l’utilisateur de choisir des valeurs prédéfinies. Ils disposent des caractéristiques communes à tous les champs de l’annuaire ainsi que d’une gestion des valeurs prédéfinies. La gestion des différentes valeurs sélectionnables s’effectue via les interfaces de modification de ce type de champ. Il est possible de créer, modifier, déplacer, supprimer des « valeurs prédéfinies ». On accède à l’interface de création d’une «valeur prédéfinie» en cliquant sur le bouton «Créer un élément associé ».

Les caractéristiques d’un élément associé sont les suivantes :

• Titre: Ce champ permet de choisir le libellé de l’élément. Ce libellé peut être vide
• Valeur: Ce champ permet de choisir la valeur de l’élément. C’est cette valeur qui sera stockée lors de la création d’une fiche. Il est possible de ne pas affecter de valeur à un élément, dans ce cas l’élément est considéré comme étant « vide ». Si le champ est obligatoire, la sélection d'un élément « vide » lors de la saisie d’une fiche entraînera l’affichage d’un message d’erreur. Lors d’une recherche dans l’annuaire la sélection d’un élément « vide » ne sera pas prise en compte
• Valeur par défaut: Cette option permet de demander que cet élément soit présélectionné lors de la saisie d’une fiche.
• Accès restreint au rôle: La sélection d'un rôle permet d'associer un élément à un rôle Front office. La visualisation de cet élément sera alors rendu possible qu’aux utilisateurs du site disposant du rôle sélectionné. (prérequis: L’authentification Front office doit être activée).

Champ de type Image et Fichier

Ces types de champs ne peuvent pas faire l’objet de recherche. Les caractéristiques spécifiques aux champs de type Fichier et Image sont les suivantes :

• Longueur de la zone de texte: Ce champ de saisie est obligatoire et permet de spécifier la longueur d’affichage du champ
• Largeur d'affichage: Ce champ n'est présent que pour les champs de type image, il permet de définir la largeur d'affichage des images
• Hauteur d'affichage:Ce champ n'est présent que pour les champs de type image, il permet de définir la hauteur d'affichage des images

Dans l’interface de modification de ces types de champs, il est possible de demander que des vérifications sur le type MIME du fichier uploadé soit effectuées. Les vérifications proposées sont fournies par le service d’expression régulière du cœur de Lutèce. Cette liste d’expressions régulières est indépendante du plugin Directory et s’administre à partir du menu « Gestion des expressions régulières » (prérequis : Le service d’expression régulière est activé). Les vérifications peuvent par exemple servir à tester si le fichier télécharger est une image ou un fichier PDF. Lors de la saisie d’une fiche de l’annuaire si le type MIME du fichier ne correspond pas à une des vérifications, le message d’erreur associé à la vérification s’affiche.

Gestion des fiches de l’annuaire

Cette fonctionnalité est accessible via l’icône représentant l’action d’administration des fiches de l’annuaire.

Cette interface d’administration se compose de trois blocs:

• Le premier bloc contient le formulaire de recherche. Les champs présents dans ce formulaire ont été sélectionné comme faisant partie de la recherche. Ce formulaire permet de filtrer la liste des fiches de l’annuaire
• Le deuxième bloc contient les fiches de l’annuaire résultats de la recherche. Les champs à afficher pour chaque fiche ont été sélectionné comme faisant partie de la liste résultats. Les fiches de l’annuaire affichées sont triées par date de création, du plus ancien au plus récent
• Le dernier bloc permet d’exporter les fiches de l’annuaire. Il est possible d’exporter l’ensemble des fiches ou le résultat d’une recherche. Les formats disponibles pour l’export des fiches peuvent être administrées dans le menu Gestion des feuilles de transformation

Les différentes actions pouvant être effectuées sur les fiches de l’annuaire sont:

• Création d’une fiche
• Modification d’une fiche
• Duplication d’une fiche
• Suppression d’une fiche
• Activation/Désactivation d’une fiche

Création,Modification d'une fiche de l'annuaire

Les interfaces de création et modification d’une fiche sont composées des champs de l’annuaire et du champ:

• Accès restreint au rôle: ce champ permet d'associer une fiche à un rôle Front office. La visualisation de cet fiche sera alors rendu possible qu’aux utilisateurs du site disposant du rôle sélectionné (prérequis : L’authentification Front office doit être activée)

Importation de fiches dans l’annuaire

Cette fonctionnalité est accessible via l’icône représentant l’action d’importation. Elle vise à permettre l’import de fiches dans l’annuaire à partir de fichiers CSV fournis par les webmestres.

Les caractéristiques des fichiers CSV à fournir sont:

• Le fichier doit être au format CSV
• Chaque ligne du fichier contient les valeurs des différents champs d’une fiche de l’annuaire
• La valeur des champs de la fiche doivent être séparées par la valeur de la propriété « directory.import.csv.delimiter » défini dans le fichier « directory.properties ». cette valeur est par défaut égale au caractère ';'
• Pour les champs de type « Case à cocher », « Bouton radio » , « Liste déroulante » les valeurs fournies doivent correspondent aux valeurs des différents éléments sélectionnables. Voir les caractéristiques des champs de type « Case à cocher », « Bouton radio » , « Liste déroulante »
• Dans les cas ou un champ de la fiche dispose de plusieurs valeurs(Exemple: Champ de type case à cocher) il est nécessaire de séparer les différentes valeurs par le séparateur défini par la propriété «directory.import.multiple_value.delimiter» . Ce séparateur est par défaut égale au caractère ','

Avant d’insérer une fiche les règles de vérifications propres à chaque champ sont appliquées. Par exemple si un champ de saisie de l’annuaire est obligatoire, la valeur associée à ce champ ne doit pas être vide dans le fichier CSV. Dans le cas ou une fiche ne satisfait pas aux règles de vérifications, elle n’est pas insérée dans l’annuaire et l’erreur associée à cette fiche est tracée. A la fin du processus le résultat de l’importation s’affiche. Ce résultat indique le nombre de lignes insérées et le nombre de lignes en erreurs. Chaque erreur survenue lors de l’import est affichée avec son numéro de ligne.

Exemple de fichier CSV valide: Prenons le cas ou nous souhaitons insérer les données d’un fichier CSV dans un annuaire contenant trois champs intitulés:

• ‘Nom’ de type ‘Zone de texte court’
• ‘Date de naissance’ de type ‘date’
• ‘Sports pratiqués’ de type ‘Case à cocher ’ possédant deux éléments sélectionnables :
  • Un élément de libellé ‘Tennis’ et de valeur ‘TEN’
  • Un élément de libellé ‘Football’ et de valeur ‘FOOT’

Une exemple d'un fichier CSV valide serait:

DUPONT;20/11/1950 ;TEN,FOOT
DUBOIS ;21/10/1930 ;TEN
DURAND;25/12/1960 ;FOOT
DUPUIS;29/12/1975 ;TEN,FOOT

Suppression d'un annuaire

Pour supprimer un annuaire il faut cliquer sur l’icône représentant l’action de suppression associée à l’annuaire. La suppression d’un annuaire entraîne la suppression de toutes les fiches associées. Cette action n’est disponible que si l’annuaire a été préalablement désactivé.

Activation/Désactivation d'un annuaire

Pour Activer un annuaire il faut cliquer sur l’icône représentant l’action d’activation associée à l’annuaire. Cette action est possible si l’annuaire est dans l’état ‘indisponible’ De même il est possible de désactiver un annuaire. Cette action est possible si l’annuaire est dans l’état ‘disponible’. Coté front office le formulaire de recherche sera alors remplacé par le message d’indisponibilité de l’annuaire

Suppression de l’ensemble des fiches d’un annuaire

Pour supprimer l'ensemble des fiches d'un annuaire il faut cliquer sur l’icône représentant cette action.

Duplication d'un annuaire

Pour dupliquer un annuaire il faut cliquer sur l’icône représentant l’action de duplication associée à l’annuaire. L’annuaire nouvellement créé a le statut inactivé, il apparaît en tête dans la liste des annuaires, la liste des fiches lui étant associée est vide.